00 HOW TO USE THIS GUIDE
Choose the section that matches your situation, practise the complete phrases aloud, and replace the sample details with information about your own child. Keep important names, dates, medical information, and pickup arrangements written down so that you can communicate them clearly.
THREE IMPORTANT LANGUAGE NOTES
- Use Sie unless the institution uses du. Sie is the safe form with teachers, school staff, and childcare professionals. Some Kitas and parent groups use first names and du; follow the institution’s custom.
- Learn the local term. Words for childcare, tests, school types, forms, and after-school care can differ by federal state, region, and institution.
- Confirm important details in writing. For illness, absences, pickup changes, permission slips, allergies, and medication, follow the Kita or school’s official process and ask for confirmation when needed.
This is a language guide, not legal, medical, or educational advice. Attendance rules, illness policies, required documents, consent procedures, and school terminology vary by institution and federal state.
01 CHILDCARE AND SCHOOL SETTINGS
These words help you identify the type of childcare, school, or after-school programme your child attends.
| GERMAN | ENGLISH | EXAMPLE / NOTE |
|---|---|---|
| die Kita / Kindertagesstätte | daycare centre / childcare centre | Unser Kind besucht seit September die Kita. |
| die Kinderkrippe | nursery for younger children | Die Kinderkrippe betreut Kinder unter drei Jahren. |
| der Kindergarten | kindergarten / preschool | Mein Kind geht in den Kindergarten. |
| der Hort | after-school care | Nach der Schule geht sie in den Hort. |
| die Kindertagespflege | family-based childcare | Wir nutzen eine Kindertagespflege. |
| die Tagesmutter / der Tagesvater | childminder | Die Tagesmutter betreut fünf Kinder. |
| die Grundschule | primary school | Er besucht die dritte Klasse der Grundschule. |
| die weiterführende Schule | secondary school | Welche weiterführende Schule empfehlen Sie? |
| die Ganztagsschule | all-day school | Die Schule bietet eine Ganztagsklasse an. |
| die Mittagsbetreuung | lunchtime / afternoon care | Sie bleibt bis 14 Uhr in der Mittagsbetreuung. |
| die Nachmittags- betreuung | afternoon care | Gibt es eine Nachmittagsbetreuung? |
02 PEOPLE YOU MAY SPEAK TO
Use the correct role when you ask for a person, write an email, or arrange a meeting.
| GERMAN | ENGLISH | EXAMPLE / NOTE |
|---|---|---|
| die Erzieherin / der Erzieher | early-years educator | Ich möchte kurz mit dem Erzieher sprechen. |
| die pädagogische Fachkraft | education / childcare professional | Wer ist die zuständige pädagogische Fachkraft? |
| die Lehrerin / der Lehrer | teacher | Die Lehrerin hat eine Nachricht geschickt. |
| die Klassenleitung | class teacher / homeroom teacher | Bitte wenden Sie sich an die Klassenleitung. |
| die Schulleitung | school leadership / principal | Die Schulleitung informiert die Eltern. |
| das Sekretariat | school office | Ich rufe im Sekretariat an. |
| die Betreuungskraft | care / supervision worker | Die Betreuungskraft ist bis 16 Uhr da. |
| die Schulsozialarbeit | school social work service | Die Schulsozialarbeit bietet Beratung an. |
| der Elternbeirat | parent council | Der Elternbeirat organisiert das Schulfest. |
| die Elternvertretung | parent representative body | Wer ist unsere Elternvertretung? |
| die Ansprechpartnerin / der Ansprechpartner | contact person | Wer ist meine Ansprechpartnerin? |
03 REGISTRATION AND FIRST DAYS
These words appear when applying for a place, completing enrolment, and helping a child settle into a new setting.
| GERMAN | ENGLISH | EXAMPLE / NOTE |
|---|---|---|
| die Anmeldung | registration | Wann ist die Anmeldung möglich? |
| die Einschreibung | school enrolment | Welche Unterlagen brauchen wir für die Einschreibung? |
| der Betreuungsplatz | childcare place | Wir suchen einen Betreuungsplatz ab September. |
| der Aufnahmeantrag | application for admission | Ich habe den Aufnahmeantrag ausgefüllt. |
| die Eingewöhnung | settling-in period | Wie läuft die Eingewöhnung ab? |
| der erste Schultag | first day of school | Wann beginnt der erste Schultag? |
| die Betreuungszeit | booked childcare hours | Unsere Betreuungszeit ist von 8 bis 15 Uhr. |
| die Bringzeit | drop-off time | Die Bringzeit endet um 8:30 Uhr. |
| die Abholzeit | pickup time | Welche Abholzeit haben wir gebucht? |
| der Notfallkontakt | emergency contact | Bitte tragen Sie einen Notfallkontakt ein. |
| der Nachweis | proof / supporting document | Welchen Nachweis müssen wir vorlegen? |
USEFUL FIRST-DAY QUESTIONS
Wie läuft die Eingewöhnung ab? How does the settling-in period work?
Was soll mein Kind mitbringen? What should my child bring?
Wer ist unsere feste Ansprechperson? Who is our regular contact person?
Wie erhalten Eltern wichtige Informationen? How do parents receive important information?
04 DAILY KITA ROUTINES
Use these phrases when asking about your child’s day, routines, meals, sleep, and mood.
| GERMAN | ENGLISH |
|---|---|
| Wie war der Tag heute? | How was the day today? |
| Wie ging es meinem Kind heute? | How was my child today? |
| Hat mein Kind gut gegessen? | Did my child eat well? |
| Hat mein Kind geschlafen? | Did my child sleep? |
| Wie lange hat mein Kind geschlafen? | How long did my child sleep? |
| Hat mein Kind viel getrunken? | Did my child drink enough? |
| Hat mein Kind draußen gespielt? | Did my child play outside? |
| Gab es heute etwas Besonderes? | Was there anything unusual today? |
| War mein Kind heute traurig oder müde? | Was my child sad or tired today? |
| Hat mein Kind mit anderen Kindern gespielt? | Did my child play with other children? |
| Bitte geben Sie mir Bescheid, wenn etwas ist. | Please let me know if anything happens. |
| Danke, dass Sie mir kurz Rückmeldung geben. | Thank you for giving me a brief update. |
05 DROP-OFF AND PICK-UP
Clear pickup language is especially important when plans change or another authorised person will collect your child.
| GERMAN | ENGLISH |
|---|---|
| Ich bringe mein Kind heute etwas später. | I am bringing my child a little later today. |
| Wir kommen voraussichtlich um 8:30 Uhr. | We expect to arrive at 8:30. |
| Ich hole mein Kind heute um 15 Uhr ab. | I am picking up my child at 3 p.m. today. |
| Ich verspäte mich um ungefähr zehn Minuten. | I will be about ten minutes late. |
| Mein Kind wird heute von [Name] abgeholt. | My child will be picked up by [name] today. |
| [Name] ist abholberechtigt. | [Name] is authorised to pick up my child. |
| Benötigen Sie eine schriftliche Vollmacht? | Do you need written authorisation? |
| Bitte rufen Sie mich an, falls es ein Problem gibt. | Please call me if there is a problem. |
| Darf mein Kind heute allein nach Hause gehen? | May my child go home alone today? |
| Wo soll ich beim Abholen warten? | Where should I wait at pickup? |
| Bis wann muss mein Kind abgeholt werden? | By what time must my child be picked up? |
| Vielen Dank. Bis morgen! | Thank you. See you tomorrow! |
Use the institution’s required process for pickup changes. A message, app entry, form, ID check, or written authorisation may be required.
06 FOOD, CLOTHING, AND BELONGINGS
These practical words appear in Kita messages, school lists, and conversations about what a child needs each day.
| GERMAN | ENGLISH | EXAMPLE / NOTE |
|---|---|---|
| die Brotdose | lunch box | Bitte geben Sie eine Brotdose mit. |
| die Trinkflasche | drinking bottle | Die Trinkflasche ist im Rucksack. |
| das Frühstück / die Brotzeit | breakfast / snack | Wann ist die gemeinsame Brotzeit? |
| das Mittagessen | lunch | Nimmt mein Kind am Mittagessen teil? |
| die Wechselkleidung | spare clothes | Wir brauchen neue Wechselkleidung. |
| die Hausschuhe | indoor shoes | Bitte beschriften Sie die Hausschuhe. |
| die Matschhose | waterproof outdoor trousers | Die Matschhose hängt an der Garderobe. |
| die Regenjacke | rain jacket | Soll ich morgen eine Regenjacke mitgeben? |
| der Sonnenhut | sun hat | Bitte bringen Sie einen Sonnenhut mit. |
| der Rucksack | backpack | Der Elternbrief liegt im Rucksack. |
| beschriften | to label | Bitte beschriften Sie alle Sachen mit dem Namen. |
| verloren gehen | to get lost | Die Mütze ist leider verloren gegangen. |
07 THE SCHOOL DAY
These words help you understand schedules, lessons, breaks, changes, and school communication.
| GERMAN | ENGLISH | EXAMPLE / NOTE |
|---|---|---|
| der Stundenplan | timetable | Der neue Stundenplan gilt ab Montag. |
| der Unterricht | lessons / instruction | Der Unterricht beginnt um 8 Uhr. |
| die Unterrichtsstunde | lesson period | Die erste Unterrichtsstunde fällt aus. |
| die Pause | break | In der großen Pause gehen die Kinder nach draußen. |
| die Vertretung | substitute lesson / cover | Heute gibt es eine Vertretung. |
| der Unterrichtsausfall | cancelled lesson | Wegen des Unterrichtsausfalls endet die Schule früher. |
| der Wandertag | school hiking / activity day | Am Freitag findet ein Wandertag statt. |
| die Klassenfahrt | class trip | Die Klassenfahrt dauert drei Tage. |
| das Schulfest | school festival | Für das Schulfest werden Helfer gesucht. |
| der Elternbrief | letter to parents | Bitte lesen Sie den Elternbrief. |
| das Schulportal | school communication portal | Die Nachricht steht im Schulportal. |
| die Mitteilung | notice / message | Ich habe die Mitteilung erhalten. |
08 HOMEWORK, MATERIALS, AND TESTS
Use these phrases to understand assignments, missing materials, tests, and what your child should prepare.
| GERMAN | ENGLISH | EXAMPLE / NOTE |
|---|---|---|
| die Hausaufgaben | homework | Welche Hausaufgaben gibt es heute? |
| das Hausaufgabenheft | homework planner | Die Aufgabe steht im Hausaufgabenheft. |
| das Arbeitsblatt | worksheet | Das Arbeitsblatt soll ausgefüllt werden. |
| das Heft | exercise book / notebook | Bitte bringen Sie das Deutschheft mit. |
| der Ordner | binder / folder | Der Ordner bleibt in der Schule. |
| die Klassenarbeit | written class test | Wann wird die Klassenarbeit geschrieben? |
| der Test | test / quiz | Nächste Woche gibt es einen Vokabeltest. |
| die Note | grade / mark | Wie setzt sich die Note zusammen? |
| das Zeugnis | school report | Das Zeugnis wird am Freitag ausgegeben. |
| nachholen | to make up missed work | Muss mein Kind den Test nachholen? |
| abgeben | to hand in | Bis wann muss das Formular abgegeben werden? |
| unterschreiben | to sign | Bitte unterschreiben Sie die Mitteilung. |
09 COMMUNICATING WITH TEACHERS
Keep messages specific: identify your child, explain the reason for contacting the teacher, and state the action or information you need.
| GERMAN | ENGLISH |
|---|---|
| Guten Tag Frau/Herr [Name], ich bin die Mutter / der Vater von [Name]. | Hello Ms/Mr [name], I am [name]’s mother / father. |
| Ich habe eine kurze Frage zum Unterricht. | I have a brief question about the lessons. |
| Könnten Sie mir bitte kurz erklären, was mein Kind nachholen soll? | Could you briefly explain what my child should make up? |
| Mein Kind hat die Aufgabe nicht verstanden. | My child did not understand the assignment. |
| Wo finden wir die aktuellen Informationen? | Where can we find the current information? |
| Könnten Sie mir die Nachricht bitte noch einmal zusenden? | Could you send me the message again? |
| Ich würde gern einen Gesprächstermin vereinbaren. | I would like to arrange a meeting. |
| Wann hätten Sie Zeit für ein kurzes Gespräch? | When would you have time for a brief conversation? |
| Wäre ein Telefonat oder ein persönlicher Termin möglich? | Would a phone call or an in-person meeting be possible? |
| Vielen Dank für Ihre Rückmeldung. | Thank you for your response. |
| Für Rückfragen bin ich erreichbar unter [Nummer]. | I can be reached at [number] if you have questions. |
| Mit freundlichen Grüßen | Kind regards / Yours sincerely |
10 ILLNESS AND ABSENCE
When reporting an absence, state your child’s name and class or group, the date, and when you expect the child to return. Follow the institution’s required reporting method.
| GERMAN | ENGLISH | EXAMPLE / NOTE |
|---|---|---|
| die Krankmeldung | notification of illness | Ich möchte mein Kind krankmelden. |
| die Abwesenheit | absence | Bitte entschuldigen Sie die Abwesenheit. |
| die Entschuldigung | written excuse / absence note | Benötigen Sie eine schriftliche Entschuldigung? |
| das ärztliche Attest | medical certificate | Ist ein ärztliches Attest erforderlich? |
| krank sein | to be ill | Mein Kind ist heute krank. |
| zu Hause bleiben | to stay at home | Mein Kind bleibt heute zu Hause. |
| ansteckend sein | to be contagious | Die Ärztin sagt, dass es nicht mehr ansteckend ist. |
| sich erholen | to recover | Mein Kind braucht noch einen Tag, um sich zu erholen. |
| voraussichtlich | probably / expectedly | Es kommt voraussichtlich am Donnerstag zurück. |
| wieder teilnehmen | to participate again | Ab wann darf mein Kind wieder teilnehmen? |
| fehlen | to be absent / miss | Welche Aufgaben hat mein Kind verpasst? |
SHORT ILLNESS MESSAGE
Guten Morgen,
mein Kind [Name], Klasse/Gruppe [X], ist heute krank und kann nicht in die Schule / Kita kommen.
Voraussichtlich kommt [Name] am [Datum] zurück. Ich informiere Sie, falls sich etwas ändert.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
11 SYMPTOMS AND COLLECTING A SICK CHILD
Use simple symptom words. Do not guess a diagnosis; describe what you observed and ask what happened.
| GERMAN | ENGLISH |
|---|---|
| Mein Kind hat Fieber. | My child has a fever. |
| Mein Kind hat Husten und Schnupfen. | My child has a cough and a runny nose. |
| Mein Kind hat Halsschmerzen. | My child has a sore throat. |
| Mein Kind hat Bauchschmerzen. | My child has stomach pain. |
| Mein Kind hat Kopfschmerzen. | My child has a headache. |
| Mein Kind hat erbrochen. | My child vomited. |
| Mein Kind hat Durchfall. | My child has diarrhoea. |
| Mein Kind hat einen Ausschlag. | My child has a rash. |
| Seit wann geht es meinem Kind nicht gut? | Since when has my child felt unwell? |
| Hat mein Kind etwas gegessen oder getrunken? | Has my child eaten or drunk anything? |
| Ich komme sofort und hole mein Kind ab. | I will come immediately and pick up my child. |
| Ich brauche ungefähr zwanzig Minuten. | I need about twenty minutes. |
| Bitte beobachten Sie mein Kind, bis ich da bin. | Please keep an eye on my child until I arrive. |
| Gab es einen Unfall oder eine Verletzung? | Was there an accident or injury? |
For urgent medical concerns, follow the institution’s emergency procedure and seek professional medical help. This guide only provides language support.
12 PERMISSION SLIPS AND FORMS
Read every form carefully. Check what you are agreeing to, the date, any costs, required equipment, and the deadline for returning the form.
| GERMAN | ENGLISH | EXAMPLE / NOTE |
|---|---|---|
| die Einverständnis- erklärung | declaration of consent | Bitte unterschreiben Sie die Einverständniserklärung. |
| die Einwilligung | consent | Ich erteile meine Einwilligung. |
| die Zustimmung | approval / consent | Die Zustimmung der Eltern ist erforderlich. |
| die Vollmacht | written authorisation | Ich lege eine Vollmacht bei. |
| die Abhol- berechtigung | pickup authorisation | Bitte aktualisieren Sie die Abholberechtigung. |
| die Fotoerlaubnis | permission for photographs | Ich möchte die Fotoerlaubnis ändern. |
| die Datenschutz- erklärung | data-protection notice | Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen. |
| der Notfallkontakt | emergency contact | Der Notfallkontakt hat sich geändert. |
| die Unterschrift | signature | Hier fehlt noch Ihre Unterschrift. |
| die Rückgabefrist | deadline for returning a form | Wann ist die Rückgabefrist? |
| teilnehmen | to participate | Mein Kind darf an dem Ausflug teilnehmen. |
| nicht teilnehmen | not to participate | Mein Kind kann leider nicht teilnehmen. |
QUESTIONS BEFORE YOU SIGN
Wofür gilt diese Einwilligung? What exactly does this consent cover?
Ist die Teilnahme freiwillig? Is participation voluntary?
Welche Kosten entstehen? What costs are involved?
Bis wann muss das Formular zurückgegeben werden? By when must the form be returned?
13 TRIPS, EVENTS, AND ACTIVITIES
Use these phrases to ask what your child needs, where the group is going, and when the activity begins and ends.
| GERMAN | ENGLISH |
|---|---|
| Wohin geht der Ausflug? | Where is the trip going? |
| Wann beginnt und endet der Ausflug? | When does the trip begin and end? |
| Wo ist der Treffpunkt? | Where is the meeting point? |
| Was soll mein Kind mitbringen? | What should my child bring? |
| Braucht mein Kind Verpflegung? | Does my child need food and drinks? |
| Welche Kleidung ist erforderlich? | What clothing is required? |
| Wie hoch sind die Kosten? | How much does it cost? |
| Wie wird die Gruppe transportiert? | How will the group travel? |
| Wer begleitet die Kinder? | Who will accompany the children? |
| Gibt es eine Notfallnummer? | Is there an emergency number? |
| Mein Kind darf an der Veranstaltung teilnehmen. | My child may participate in the event. |
| Mein Kind benötigt besondere Unterstützung. | My child needs special support. |
14 PARENT MEETINGS: KEY VOCABULARY
Different meetings have different purposes. Ask whether the meeting is for all parents, for your family individually, or for a specific concern.
| GERMAN | ENGLISH | EXAMPLE / NOTE |
|---|---|---|
| der Elternabend | meeting for all parents | Der Elternabend beginnt um 19 Uhr. |
| der Elternsprechtag | scheduled parent-teacher consultation day | Wir haben einen Termin am Elternsprechtag. |
| das Elterngespräch | individual parent meeting | Ich möchte ein Elterngespräch vereinbaren. |
| das Entwicklungs- gespräch | development review meeting | Im Entwicklungsgespräch sprechen wir über die Fortschritte. |
| die Sprechstunde | consultation hour | Wann ist Ihre Sprechstunde? |
| der Gesprächstermin | meeting appointment | Könnten wir einen Gesprächstermin vereinbaren? |
| die Rückmeldung | feedback | Vielen Dank für die offene Rückmeldung. |
| der Lernfortschritt | learning progress | Wie beurteilen Sie den Lernfortschritt? |
| die Entwicklung | development | Wie entwickelt sich mein Kind in der Gruppe? |
| das Gesprächsprotokoll | meeting notes / record | Erhalten wir ein Gesprächsprotokoll? |
| die Vereinbarung | agreement / agreed action | Welche Vereinbarung treffen wir für die nächsten Wochen? |
15 LEARNING AND PROGRESS
Ask specific questions about strengths, difficulties, participation, and the next practical step.
| GERMAN | ENGLISH |
|---|---|
| Wie kommt mein Kind im Unterricht mit? | How is my child managing in class? |
| Was macht mein Kind besonders gut? | What does my child do particularly well? |
| In welchen Bereichen braucht mein Kind Unterstützung? | In which areas does my child need support? |
| Wie ist die Mitarbeit im Unterricht? | How is my child’s participation in lessons? |
| Kann sich mein Kind gut konzentrieren? | Can my child concentrate well? |
| Versteht mein Kind die Arbeitsaufträge? | Does my child understand the instructions? |
| Wie selbstständig arbeitet mein Kind? | How independently does my child work? |
| Gibt es Aufgaben, die wir zu Hause üben können? | Are there tasks we can practise at home? |
| Was wäre der wichtigste nächste Schritt? | What would be the most important next step? |
| Woran können wir Fortschritte erkennen? | How can we recognise progress? |
| Wann sollten wir die Entwicklung erneut besprechen? | When should we discuss the progress again? |
| Könnten Sie mir ein konkretes Beispiel geben? | Could you give me a specific example? |
16 BEHAVIOUR, FRIENDSHIPS, AND WELLBEING
Use neutral, non-accusatory language. Ask what staff have observed, how often it happens, and what support may help.
| GERMAN | ENGLISH |
|---|---|
| Wie verhält sich mein Kind in der Gruppe? | How does my child behave in the group? |
| Hat mein Kind Anschluss gefunden? | Has my child made social connections? |
| Mit wem spielt oder arbeitet mein Kind häufig? | Who does my child often play or work with? |
| Fühlt sich mein Kind in der Gruppe wohl? | Does my child feel comfortable in the group? |
| Gab es Konflikte mit anderen Kindern? | Have there been conflicts with other children? |
| Was genau haben Sie beobachtet? | What exactly did you observe? |
| Wie häufig kommt das vor? | How often does that happen? |
| Wie reagiert mein Kind in solchen Situationen? | How does my child react in such situations? |
| Was hilft meinem Kind normalerweise? | What usually helps my child? |
| Wie können wir gemeinsam unterstützen? | How can we provide support together? |
| Bitte informieren Sie mich, wenn sich die Situation verändert. | Please inform me if the situation changes. |
| Ich möchte, dass wir eine gemeinsame Lösung finden. | I would like us to find a solution together. |
17 ASKING FOR SUPPORT OR CLARIFICATION
It is appropriate to ask for slower speech, a written summary, or clarification of an unfamiliar school term.
| GERMAN | ENGLISH |
|---|---|
| Entschuldigung, könnten Sie das bitte wiederholen? | Sorry, could you repeat that, please? |
| Könnten Sie bitte etwas langsamer sprechen? | Could you speak a little more slowly, please? |
| Was bedeutet dieser Begriff genau? | What exactly does this term mean? |
| Habe ich richtig verstanden, dass ...? | Have I understood correctly that ...? |
| Könnten Sie mir ein Beispiel geben? | Could you give me an example? |
| Könnten Sie die wichtigsten Punkte bitte aufschreiben? | Could you write down the most important points? |
| Gibt es diese Information auch schriftlich? | Is this information also available in writing? |
| An wen kann ich mich mit dieser Frage wenden? | Who can I contact with this question? |
| Welche Unterstützung bietet die Schule / Kita an? | What support does the school / Kita offer? |
| Gibt es eine Beratung oder eine Ansprechperson? | Is there a counselling service or contact person? |
| Was sollen wir als Nächstes tun? | What should we do next? |
| Könnten Sie mir den nächsten Schritt bestätigen? | Could you confirm the next step for me? |
18 MESSAGES AND EMAIL TEMPLATES
Adapt these models with the child’s name, group or class, date, and the exact request. Use the communication channel required by the institution.
REQUESTING A MEETING
EMAIL TEMPLATE
Betreff: Gesprächstermin für [Name], Klasse/Gruppe [X]
Guten Tag Frau/Herr [Name],
ich würde gern ein kurzes Gespräch über [Thema] vereinbaren. Wäre ein Termin am [Datum] oder [Datum] möglich?
Ein Telefonat / persönliches Gespräch wäre für mich möglich.
Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
CHANGING THE PICKUP PERSON
SHORT MESSAGE
Guten Tag,
mein Kind [Name] wird heute um [Uhrzeit] von [vollständiger Name] abgeholt.
[Name der abholenden Person] ist abholberechtigt und kann sich ausweisen.
Bitte bestätigen Sie kurz, dass Sie die Nachricht erhalten haben.
Vielen Dank, [Name]
19 PHONE DIALOGUE: REPORTING ILLNESS
Practise the dialogue aloud and replace the name, class, symptoms, and expected return date.
| SEKRETARIAT | Guten Morgen, Grundschule am Park. Wie kann ich Ihnen helfen? Good morning, Park Primary School. How can I help you? |
| ELTERNTEIL | Guten Morgen. Ich möchte meine Tochter Mia Keller aus der Klasse 3b krankmelden. Good morning. I would like to report my daughter Mia Keller from class 3b as ill. |
| SEKRETARIAT | Für welchen Zeitraum wird sie voraussichtlich fehlen? For how long is she expected to be absent? |
| ELTERNTEIL | Sie hat Fieber und bleibt heute zu Hause. Voraussichtlich kommt sie morgen zurück. Falls nicht, melde ich mich noch einmal. She has a fever and will stay home today. She is expected to return tomorrow. If not, I will contact you again. |
| SEKRETARIAT | In Ordnung. Bitte tragen Sie die Krankmeldung zusätzlich im Schulportal ein. All right. Please also enter the illness notification in the school portal. |
| ELTERNTEIL | Das mache ich. Vielen Dank. I will do that. Thank you. |
20 PARENT-TEACHER MEETING DIALOGUE
Use the dialogue to practise asking for examples, identifying a next step, and confirming what both sides will do.
| LEHRERIN | Vielen Dank, dass Sie gekommen sind. Ich möchte zuerst über Leons Stärken sprechen. Thank you for coming. I would first like to talk about Leon’s strengths. |
| ELTERNTEIL | Gerne. Was macht er im Unterricht besonders gut? Certainly. What does he do particularly well in class? |
| LEHRERIN | Er beteiligt sich gern und hat gute Ideen. Bei längeren Arbeitsaufträgen verliert er aber manchmal die Konzentration. He likes to participate and has good ideas. However, he sometimes loses concentration during longer tasks. |
| ELTERNTEIL | Könnten Sie mir ein konkretes Beispiel geben? Could you give me a specific example? |
| LEHRERIN | Bei schriftlichen Aufgaben beginnt er gut, arbeitet aber nicht immer bis zum Ende. Eine kurze Checkliste könnte ihm helfen. He starts written tasks well but does not always work through to the end. A short checklist could help him. |
| ELTERNTEIL | Das können wir zu Hause üben. Was wäre der wichtigste nächste Schritt in der Schule? We can practise that at home. What would be the most important next step at school? |
| LEHRERIN | Ich gebe ihm die Checkliste für zwei Wochen. Danach sprechen wir kurz darüber, ob sie hilft. I will give him the checklist for two weeks. Then we will briefly discuss whether it helps. |
| ELTERNTEIL | Vielen Dank. Dann melden wir uns in zwei Wochen wieder. Thank you. Then we will speak again in two weeks. |
21 YOUR PARENT COMMUNICATION SHEET
Complete this page before a phone call, meeting, or important message so that you can communicate the essential information clearly.
Child’s name and class/group / Name und Klasse/Gruppe
__________________________________________________________________________
Person I need to contact / Ansprechperson
__________________________________________________________________________
Reason for contact / Grund der Kontaktaufnahme
__________________________________________________________________________
Important date or deadline / Wichtiges Datum oder Frist
__________________________________________________________________________
What I have observed / Meine Beobachtung
__________________________________________________________________________
My main question / Meine wichtigste Frage
__________________________________________________________________________
Information or action I need / Benötigte Information oder Handlung
__________________________________________________________________________
Agreed next step / Vereinbarter nächster Schritt
__________________________________________________________________________
Follow-up date / Termin für die Rückmeldung
__________________________________________________________________________
BEFORE YOU FINISH THE CONVERSATION
Summarise: Habe ich richtig verstanden, dass ...?
Confirm responsibility: Wer übernimmt welchen nächsten Schritt?
Confirm timing: Bis wann sollen wir uns wieder melden?
22 FINAL QUICK REFERENCE
Memorise these phrases for common Kita and school situations.
| GERMAN | ENGLISH |
|---|---|
| Wer ist meine Ansprechpartnerin / mein Ansprechpartner? | Who is my contact person? |
| Wie war der Tag heute? | How was the day today? |
| Ich hole mein Kind heute um 15 Uhr ab. | I am picking up my child at 3 p.m. today. |
| Mein Kind wird heute von [Name] abgeholt. | My child will be picked up by [name] today. |
| Ich möchte mein Kind krankmelden. | I would like to report my child as ill. |
| Mein Kind bleibt heute zu Hause. | My child will stay home today. |
| Ist ein ärztliches Attest erforderlich? | Is a medical certificate required? |
| Was soll mein Kind mitbringen? | What should my child bring? |
| Bis wann muss das Formular abgegeben werden? | By when must the form be handed in? |
| Mein Kind darf an dem Ausflug teilnehmen. | My child may participate in the trip. |
| Ich würde gern einen Gesprächstermin vereinbaren. | I would like to arrange a meeting. |
| Wie kommt mein Kind im Unterricht mit? | How is my child managing in class? |
| Könnten Sie mir ein konkretes Beispiel geben? | Could you give me a specific example? |
| Wie können wir gemeinsam unterstützen? | How can we provide support together? |
| Was wäre der wichtigste nächste Schritt? | What would be the most important next step? |
| Vielen Dank für Ihre Rückmeldung. | Thank you for your feedback. |
23 LEARN PRACTICAL GERMAN WITH DELKI
At DELKI, we help parents use German confidently in real conversations with Kitas, schools, teachers, childcare professionals, and other families in Germany.
Our lessons combine clear explanations, practical vocabulary, realistic speaking practice, and personal feedback. We do not only teach you German. We teach you how to communicate clearly when your family needs information, support, or a solution.
START YOUR GERMAN LEARNING PLAN
Set up a free consultation to discuss your German communication goals.
delki.org
Email: admin@delki.org
WhatsApp/SMS: +49 163 1462160
