German Bureaucracy Vocabulary Guide

00 HOW TO USE THIS GUIDE

Choose the office or situation you need. Learn the key term first, then practise the complete German sentence with its English translation before replacing the details with your own information.

THREE IMPORTANT BUREAUCRACY NOTES The same office may have different names in different cities, such as Bürgerbüro, Bürgeramt, or Meldebehörde.

Use Sie with staff unless they explicitly invite you to use du.

Keep your Aktenzeichen (file number), Vorgangsnummer (case number), Steuer-ID (tax identification number), and Versicherungsnummer (insurance number) available when contacting an office.

Processes, deadlines, fees, and required documents can vary by authority, region, insurer, and personal case. This is a language guide, not legal, tax, immigration, or insurance advice.

01 OFFICES AND CONTACT PEOPLE

These words help you identify the correct authority, department, and person responsible for your request.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
die Behörde	public authority	Welche Behörde ist dafür zuständig?	Which authority is responsible for that?
das Amt	public office / authority	Ich muss heute noch zum Amt.	I still need to go to the public office today.
das Bürgerbüro / Bürgeramt	citizens’ office	Der Termin im Bürgerbüro ist um zehn Uhr.	The appointment at the citizens’ office is at ten o’clock.
die Meldebehörde	registration authority	Bitte wenden Sie sich an die Meldebehörde.	Please contact the registration authority.
die Ausländerbehörde	immigration authority	Ich habe einen Termin bei der Ausländerbehörde.	I have an appointment at the immigration authority.
das Finanzamt	tax office	Das Finanzamt hat mir einen Brief geschickt.	The tax office sent me a letter.
die Krankenkasse	health insurer	Ich rufe meine Krankenkasse an.	I am calling my health insurer.
der Sachbearbeiter / die Sachbearbeiterin	caseworker	Wer ist meine Sachbearbeiterin?	Who is my caseworker?

02 FORMS, DOCUMENTS, AND REFERENCE NUMBERS

Official offices often ask for a specific document or number. Check whether they need the original, a copy, or a certified copy.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
der Antrag	application / request	Ich möchte einen Antrag stellen.	I would like to submit an application.
das Formular	form	Wo finde ich das richtige Formular?	Where can I find the correct form?
die Unterlagen	documents	Sind meine Unterlagen vollständig?	Are my documents complete?
der Nachweis	proof / supporting document	Welchen Nachweis benötigen Sie?	Which supporting document do you require?
die Bescheinigung	certificate / confirmation	Ich brauche eine schriftliche Bescheinigung.	I need a written certificate.
der Bescheid	official decision / notice	Wann erhalte ich den Bescheid?	When will I receive the official decision?
das Original	original document	Muss ich das Original mitbringen?	Do I need to bring the original document?
die beglaubigte Kopie	certified copy	Reicht eine beglaubigte Kopie aus?	Is a certified copy sufficient?

03 COMMON ADMINISTRATIVE ACTIONS

These verbs appear in forms, letters, appointment instructions, and conversations with administrative staff.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
beantragen	to apply for	Ich möchte eine Meldebescheinigung beantragen.	I would like to apply for a registration certificate.
einreichen	to submit	Ich reiche die Unterlagen heute ein.	I am submitting the documents today.
nachreichen	to submit later / provide subsequently	Ich kann den fehlenden Nachweis morgen nachreichen.	I can submit the missing proof tomorrow.
ausfüllen	to fill out	Könnten Sie mir beim Ausfüllen helfen?	Could you help me fill this out?
unterschreiben	to sign	Wo muss ich unterschreiben?	Where do I need to sign?
prüfen	to check / review	Bitte prüfen Sie meine Angaben.	Please check my information.
bearbeiten	to process	Mein Antrag wird noch bearbeitet.	My application is still being processed.
bewilligen / ablehnen	to approve / reject	Der Antrag wurde bewilligt.	The application was approved.

04 APPOINTMENTS AND WAITING AREAS

Use these terms when booking an appointment, checking in, waiting to be called, or changing a booking.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
der Termin	appointment	Ich habe heute einen Termin.	I have an appointment today.
die Terminbestätigung	appointment confirmation	Hier ist meine Terminbestätigung.	Here is my appointment confirmation.
die Sprechstunde / Sprechzeit	office hours / consultation hours	Wann sind die Sprechzeiten?	When are the office hours?
die Wartenummer	queue number	Wo bekomme ich eine Wartenummer?	Where do I get a queue number?
der Schalter	service counter	Bitte gehen Sie zu Schalter zwölf.	Please go to counter twelve.
der Aufruf	announcement / being called	Ich habe meinen Aufruf nicht gehört.	I did not hear my number being called.
die Wartezeit	waiting time	Wie lang ist die ungefähre Wartezeit?	Approximately how long is the waiting time?
die Termin- verschiebung	appointment rescheduling	Ich brauche eine Terminverschiebung.	I need to reschedule the appointment.

05 COMMON APPOINTMENT PHRASES

Keep the request short and include your name, appointment date, and reference number when available.

GERMAN	ENGLISH
Ich möchte einen Termin vereinbaren.	I would like to arrange an appointment.
Gibt es einen früheren Termin?	Is there an earlier appointment?
Kann ich den Termin online buchen?	Can I book the appointment online?
Ich muss meinen Termin verschieben.	I need to reschedule my appointment.
Ich möchte den Termin absagen.	I would like to cancel the appointment.
Ich habe keine Terminbestätigung erhalten.	I did not receive an appointment confirmation.
Ich bin wegen meines Termins um 10 Uhr hier.	I am here for my 10 o’clock appointment.
Wo soll ich warten?	Where should I wait?
Wurde meine Nummer schon aufgerufen?	Has my number already been called?
An welchen Schalter muss ich gehen?	Which counter do I need to go to?

06 BÜRGERBÜRO: REGISTRATION AND ADDRESS TERMS

These terms appear when registering or changing an address and requesting registration documents.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
die Anmeldung	registration	Ich möchte meinen Wohnsitz anmelden.	I would like to register my residence.
die Ummeldung	change-of-address registration	Ich muss mich nach dem Umzug ummelden.	I need to update my registration after the move.
die Abmeldung	deregistration	Benötige ich eine Abmeldung?	Do I need to deregister?
der Hauptwohnsitz / die Hauptwohnung	main residence	Das ist mein Hauptwohnsitz.	This is my main residence.
der Nebenwohnsitz / die Nebenwohnung	secondary residence	Muss ich die Nebenwohnung angeben?	Do I need to declare the secondary residence?
die Wohnungsgeber- bestätigung	landlord’s confirmation of residence	Hier ist die Wohnungsgeber- bestätigung.	Here is the landlord’s confirmation of residence.
die Meldebestätigung	registration confirmation	Wann erhalte ich die Meldebestätigung?	When will I receive the registration confirmation?
die Melde- bescheinigung	registration certificate	Ich brauche eine aktuelle Melde- bescheinigung.	I need a current registration certificate.

07 BÜRGERBÜRO: IDENTITY DOCUMENTS AND USEFUL PHRASES

Ask exactly which document is required and whether it must be valid, original, or recently issued.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
der Personalausweis	identity card	Mein Personalausweis ist noch gültig.	My identity card is still valid.
der Reisepass	passport	Hier ist mein Reisepass im Original.	Here is my original passport.
die Gültigkeit	validity	Wie lange ist das Dokument gültig?	How long is the document valid?
das Passfoto	passport photo	Benötigen Sie ein biometrisches Passfoto?	Do you require a biometric passport photo?
die Adresse	address	Meine neue Adresse lautet …	My new address is …
das Einzugsdatum	move-in date	Mein Einzugsdatum war der 1. September.	My move-in date was 1 September.
der Familienstand	marital status	Wo trage ich meinen Familienstand ein?	Where do I enter my marital status?
die Staats- angehörigkeit	nationality / citizenship	Welche Staatsangehörigkeit soll ich angeben?	Which nationality should I enter?

08 BÜRGERBÜRO: PRACTICAL QUESTIONS

Use these sentences to confirm the correct service, required documents, fee, and next step.

GERMAN	ENGLISH
Bin ich hier für die Anmeldung richtig?	Am I in the correct place for residence registration?
Welche Unterlagen brauche ich für die Ummeldung?	Which documents do I need for the change-of-address registration?
Reicht diese Wohnungsgeberbestätigung aus?	Is this landlord’s confirmation sufficient?
Benötigen Sie meinen Reisepass im Original?	Do you need my original passport?
Kann ich eine Meldebescheinigung sofort erhalten?	Can I receive a registration certificate immediately?
Fällt dafür eine Gebühr an?	Is there a fee for that?
Kann ich mit Karte bezahlen?	Can I pay by card?
Muss ich noch etwas unterschreiben?	Do I still need to sign anything?
Bekomme ich eine schriftliche Bestätigung?	Will I receive written confirmation?
Was ist der nächste Schritt?	What is the next step?

09 AUSLÄNDERBEHÖRDE: RESIDENCE DOCUMENTS

The exact document and conditions depend on the individual case. Use these words to identify what the authority is discussing.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
der Aufenthaltstitel	residence title / permit	Ich möchte meinen Aufenthaltstitel verlängern.	I would like to renew my residence permit.
die Aufenthalts- erlaubnis	temporary residence permit	Meine Aufenthaltserlaubnis läuft bald ab.	My temporary residence permit expires soon.
die Niederlassungs- erlaubnis	permanent settlement permit	Ich möchte Informationen zur Niederlassungs- erlaubnis.	I would like information about the permanent settlement permit.
der elektronische Aufenthaltstitel (eAT)	electronic residence permit card	Wann kann ich meinen eAT abholen?	When can I collect my electronic residence permit card?
die Fiktions- bescheinigung	temporary residence-status certificate	Ist meine Fiktionsbescheini- gung noch gültig?	Is my temporary residence-status certificate still valid?
die Verlängerung	extension / renewal	Mein Antrag auf Verlängerung wurde eingereicht.	My renewal application has been submitted.
die Erteilung	issuance / granting	Wann erfolgt die Erteilung des Aufenthaltstitels?	When will the residence permit be issued?
die Gültigkeitsdauer	period of validity	Wie lang ist die Gültigkeitsdauer?	How long is the period of validity?

10 AUSLÄNDERBEHÖRDE: CONDITIONS AND SUPPORTING DOCUMENTS

Check the wording on your document and ask the authority to explain any condition you do not understand.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
die Neben- bestimmungen	additional conditions / restrictions	Könnten Sie die Nebenbestimmungen erklären?	Could you explain the additional conditions?
die Erwerbstätigkeit	employment / gainful activity	Ist die Erwerbstätigkeit gestattet?	Is employment permitted?
die Arbeitserlaubnis	work authorisation	Benötige ich eine zusätzliche Arbeitserlaubnis?	Do I need additional work authorisation?
der Lebensunterhalt	means of support	Welchen Nachweis zum Lebensunterhalt benötigen Sie?	Which proof of means of support do you require?
der Arbeitsvertrag	employment contract	Hier ist mein aktueller Arbeitsvertrag.	Here is my current employment contract.
der Einkommens- nachweis	proof of income	Reichen die letzten drei Gehaltsnachweise aus?	Are the last three salary statements sufficient?
der Wohnraum- nachweis	proof of accommodation	Benötigen Sie einen Wohnraumnachweis?	Do you require proof of accommodation?
der Krankenversich- erungsnachweis	proof of health insurance	Ich habe den Krankenversicherungsnachweis beigefügt.	I have enclosed the proof of health insurance.

11 AUSLÄNDERBEHÖRDE: PRACTICAL PHRASES

Use your full name, date of birth, and file number when asking about an existing application.

GERMAN	ENGLISH
Ich möchte meinen Aufenthaltstitel verlängern.	I would like to renew my residence permit.
Mein Aufenthaltstitel läuft am [Datum] ab.	My residence permit expires on [date].
Welche Unterlagen fehlen noch?	Which documents are still missing?
Kann ich die Unterlagen online einreichen?	Can I submit the documents online?
Hier ist mein Aktenzeichen.	Here is my file number.
Wie ist der aktuelle Bearbeitungsstand?	What is the current processing status?
Benötige ich während der Bearbeitung eine Bescheinigung?	Do I need a certificate while the application is being processed?
Darf ich mit diesem Dokument arbeiten?	Am I permitted to work with this document?
Könnten Sie mir diese Nebenbestimmung erklären?	Could you explain this additional condition to me?
Wann kann ich den elektronischen Aufenthaltstitel abholen?	When can I collect the electronic residence permit?

12 FINANZAMT: IDENTIFICATION AND TAX DOCUMENTS

Do not confuse the Steuer-ID with the Steuernummer. Use the number requested in the letter or form.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
die Steuer-ID / IdNr	tax identification number	Wo finde ich meine Steuer-ID?	Where can I find my tax identification number?
die Steuernummer	tax number	Bitte geben Sie Ihre Steuernummer an.	Please provide your tax number.
die Steuererklärung	tax return	Ich habe meine Steuererklärung eingereicht.	I submitted my tax return.
die Einkommensteuer	income tax	Es geht um meine Einkommensteuer.	This concerns my income tax.
die Lohnsteuer	wage tax / payroll tax	Die Lohnsteuer wurde bereits abgezogen.	The wage tax has already been deducted.
der Steuerbescheid	tax assessment notice	Ich habe den Steuerbescheid erhalten.	I received the tax assessment notice.
das Steuerjahr	tax year	Für welches Steuerjahr gilt der Bescheid?	Which tax year does the notice apply to?
die Anlage	tax form attachment / schedule	Welche Anlage muss ich ausfüllen?	Which tax attachment do I need to complete?

13 FINANZAMT: PAYMENTS, REFUNDS, AND REVIEW

Read the amount, due date, tax year, and bank details carefully before making a payment or asking a question.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
die Erstattung	refund	Wann wird die Erstattung überwiesen?	When will the refund be transferred?
die Nachzahlung	additional payment due	Bis wann muss ich die Nachzahlung bezahlen?	By when do I need to pay the additional amount?
die Vorauszahlung	advance tax payment	Warum wurde eine Vorauszahlung festgesetzt?	Why was an advance tax payment set?
die Fälligkeit	due date	Wo steht die Fälligkeit?	Where is the due date shown?
die Bankverbindung	bank details	Ich möchte meine Bankverbindung ändern.	I would like to change my bank details.
der Beleg	receipt / supporting document	Muss ich diesen Beleg einreichen?	Do I need to submit this supporting document?
die Rückfrage	follow-up question	Ich habe eine Rückfrage zu meinem Bescheid.	I have a follow-up question about my notice.
der Einspruch	formal objection in tax matters	Ich habe eine Frage zum Einspruchs- verfahren.	I have a question about the tax objection procedure.

14 FINANZAMT: PRACTICAL PHRASES

State the tax year and tax number before explaining the question or discrepancy.

GERMAN	ENGLISH
Ich habe eine Frage zu meinem Steuerbescheid.	I have a question about my tax assessment notice.
Es geht um das Steuerjahr [Jahr].	This concerns the tax year [year].
Meine Steuernummer lautet …	My tax number is …
Könnten Sie mir diese Position erklären?	Could you explain this item to me?
Ich verstehe die Berechnung nicht.	I do not understand the calculation.
Welche Unterlagen muss ich noch einreichen?	Which documents do I still need to submit?
Ist mein Schreiben bei Ihnen eingegangen?	Has my letter been received?
Wann kann ich ungefähr mit dem Bescheid rechnen?	Approximately when can I expect the notice?
Wann wird die Erstattung überwiesen?	When will the refund be transferred?
Könnten Sie mir das bitte schriftlich bestätigen?	Could you please confirm that in writing?

15 HEALTH INSURANCE: MEMBERSHIP AND IDENTIFICATION

Keep your insurance number and health card available when contacting your health insurer.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
die Krankenversicherung	health insurance	Ich brauche einen Nachweis über meine Kranken- versicherung.	I need proof of my health insurance.
die gesetzliche Kranken- versicherung (GKV)	statutory health insurance	Ich bin gesetzlich krankenversichert.	I have statutory health insurance.
die private Kranken- versicherung (PKV)	private health insurance	Ich bin privat krankenversichert.	I have private health insurance.
die Mitgliedschaft	membership / insurance membership	Wann beginnt meine Mitgliedschaft?	When does my membership begin?
die Mitglieds- bescheinigung	membership certificate	Können Sie mir eine Mitgliedsbescheini- gung schicken?	Can you send me a membership certificate?
die Versicherten- nummer	insurance number	Meine Versichertennummer lautet …	My insurance number is …
die elektronische Gesundheitskarte (eGK)	electronic health card	Meine Gesundheitskarte ist noch nicht angekommen.	My electronic health card has not arrived yet.
der Versicherungs- status	insurance status	Könnten Sie meinen Versicherungsstatus prüfen?	Could you check my insurance status?

16 HEALTH INSURANCE: CONTRIBUTIONS, COVERAGE, AND BENEFITS

Ask whether a service is covered, requires prior approval, or involves a personal payment.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
der Beitrag	insurance contribution	Wie hoch ist mein monatlicher Beitrag?	How high is my monthly contribution?
der Zusatzbeitrag	additional contribution rate	Wie hoch ist der Zusatzbeitrag?	How high is the additional contribution?
die Familien- versicherung	family insurance	Kann mein Kind familienversichert werden?	Can my child be covered through family insurance?
der Versicherungs- schutz	insurance coverage	Ab wann besteht Versicherungsschutz?	From when does insurance coverage apply?
die Leistung	covered benefit / service	Ist diese Leistung enthalten?	Is this benefit included?
die Kostenübernahme	coverage of costs	Muss ich die Kostenübernahme vorher beantragen?	Do I need to apply for cost coverage in advance?
die Genehmigung	approval / authorisation	Wann erhalte ich die Genehmigung?	When will I receive the approval?
die Zuzahlung	co-payment	Wie hoch ist die Zuzahlung?	How high is the co-payment?

17 HEALTH INSURANCE: CLAIMS AND MEDICAL DOCUMENTS

Use the term shown on the insurer’s letter and ask which form or supporting document is required.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
die Zuzahlungs- befreiung	co-payment exemption	Wie beantrage ich eine Zuzahlungsbefreiung?	How do I apply for a co-payment exemption?
der Leistungsantrag	benefit application	Wo finde ich den Leistungsantrag?	Where can I find the benefit application?
die Arbeits- unfähigkeits- bescheinigung (AU)	certificate of incapacity for work	Ist die Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung eingegangen?	Has the certificate of incapacity for work been received?
das Krankengeld	sickness benefit	Wann beginnt die Zahlung des Krankengeldes?	When does the sickness benefit payment begin?
das Hilfsmittel	medical aid / assistive device	Benötige ich eine Genehmigung für das Hilfsmittel?	Do I need approval for the medical aid?
der Kostenvoranschlag	cost estimate	Soll ich den Kostenvoranschlag einreichen?	Should I submit the cost estimate?
die Erstattung	reimbursement	Wie reiche ich die Rechnung zur Erstattung ein?	How do I submit the invoice for reimbursement?
der Widerspruch	formal objection	Ich habe eine Frage zum Widerspruchs- verfahren.	I have a question about the objection procedure.

18 HEALTH INSURER: PRACTICAL PHRASES

Describe the document or service, give your insurance number, and ask what the insurer needs next.

GERMAN	ENGLISH
Ich habe eine Frage zu meiner Versicherung.	I have a question about my insurance.
Meine Versichertennummer lautet …	My insurance number is …
Könnten Sie mir eine Mitgliedsbescheinigung zusenden?	Could you send me a membership certificate?
Meine Gesundheitskarte ist verloren gegangen.	My health card has been lost.
Wie bekomme ich eine neue Gesundheitskarte?	How do I get a new health card?
Ist diese Behandlung versichert?	Is this treatment covered?
Benötige ich vorher eine Genehmigung?	Do I need prior approval?
Welche Unterlagen muss ich einreichen?	Which documents do I need to submit?
Ist mein Antrag vollständig?	Is my application complete?
Wann kann ich mit einer Entscheidung rechnen?	When can I expect a decision?

19 UNDERSTANDING OFFICIAL LETTERS

Start by finding the subject, reference number, requested action, deadline, and contact details.

GERMAN TERM	ENGLISH	GERMAN EXAMPLE	ENGLISH TRANSLATION
der Betreff	subject line	Der Betreff steht oben im Schreiben.	The subject line appears at the top of the letter.
das Aktenzeichen	file / reference number	Bitte geben Sie das Aktenzeichen an.	Please provide the file number.
die Vorgangsnummer	case / transaction number	Wo finde ich die Vorgangsnummer?	Where can I find the case number?
die Frist	deadline	Welche Frist muss ich beachten?	Which deadline do I need to observe?
die Aufforderung	formal request / instruction	Ich habe eine Aufforderung zur Mitwirkung erhalten.	I received a formal request to cooperate.
die Nachforderung	request for additional documents / payment	Die Nachforderung betrifft einen fehlenden Nachweis.	The additional request concerns missing proof.
die Rechtsbehelfs- belehrung	information about legal remedies	Wo finde ich die Rechtsbehelfs- belehrung?	Where can I find the information about legal remedies?
die Kontaktperson	contact person	Wer ist die angegebene Kontaktperson?	Who is the listed contact person?

20 COMMON SENTENCES IN LETTERS AND PORTALS

These sentences often signal that something is missing, complete, approved, rejected, or still being processed.

GERMAN	ENGLISH
Bitte reichen Sie die fehlenden Unterlagen nach.	Please submit the missing documents.
Ihr Antrag ist noch unvollständig.	Your application is still incomplete.
Wir benötigen weitere Nachweise.	We require additional supporting documents.
Die Unterlagen sind vollständig eingegangen.	The documents have been received in full.
Ihr Antrag wird derzeit bearbeitet.	Your application is currently being processed.
Ihr Antrag wurde bewilligt.	Your application was approved.
Ihr Antrag wurde abgelehnt.	Your application was rejected.
Bitte beachten Sie die angegebene Frist.	Please observe the stated deadline.
Bitte nehmen Sie unter Angabe des Aktenzeichens Kontakt auf.	Please make contact and quote the file number.
Der Bescheid wird Ihnen per Post zugeschickt.	The official notice will be sent to you by post.

21 COMMON ABBREVIATIONS

Abbreviations save space in forms and letters. Read the surrounding sentence before deciding what they mean.

ABBREVIATION	FULL GERMAN	ENGLISH MEANING
Az.	Aktenzeichen	file / reference number
IdNr	Identifikationsnummer	tax identification number
eAT	elektronischer Aufenthaltstitel	electronic residence permit
eGK	elektronische Gesundheitskarte	electronic health card
AU / eAU	Arbeitsunfähigkeitsbeschei- nigung / elektronische AU	certificate of incapacity for work / electronic certificate
ggf.	gegebenenfalls	if applicable / where necessary
z. B.	zum Beispiel	for example
bzw.	beziehungsweise	respectively / or rather / as applicable
i. d. R.	in der Regel	as a rule / usually
inkl. / zzgl.	inklusive / zuzüglich	included / plus

22 ASKING FOR CLARIFICATION

Do not guess when a letter, form, or spoken explanation is unclear. Ask the person to repeat, explain, or identify the exact field or document.

GERMAN	ENGLISH
Könnten Sie das bitte langsamer sagen?	Could you say that more slowly, please?
Könnten Sie das bitte wiederholen?	Could you repeat that, please?
Was bedeutet dieser Begriff?	What does this term mean?
Könnten Sie mir das in einfachen Worten erklären?	Could you explain that to me in simple words?
Welches Feld muss ich ausfüllen?	Which field do I need to complete?
Welches Dokument meinen Sie genau?	Which document exactly do you mean?
Muss ich das Original oder eine Kopie einreichen?	Do I need to submit the original or a copy?
Habe ich Sie richtig verstanden, dass …?	Have I understood correctly that …?
Könnten Sie mir das bitte aufschreiben?	Could you please write that down for me?
Könnten Sie mir einen Link oder ein Formular schicken?	Could you send me a link or a form?

23 TELEPHONE AND EMAIL PHRASES

At the beginning, identify yourself and state the authority, topic, reference number, or application you are calling about.

GERMAN	ENGLISH
Guten Tag, mein Name ist …	Hello, my name is …
Ich rufe wegen meines Antrags an.	I am calling about my application.
Es geht um das Aktenzeichen …	This concerns file number …
Könnten Sie mich bitte mit der zuständigen Person verbinden?	Could you connect me with the responsible person, please?
Ist Frau / Herr [Name] erreichbar?	Is Ms / Mr [name] available?
Könnten Sie mir bitte eine E-Mail-Adresse nennen?	Could you give me an email address, please?
Ich schicke die Unterlagen heute per E-Mail.	I will send the documents by email today.
Bitte bestätigen Sie kurz den Eingang.	Please briefly confirm receipt.
Für Rückfragen bin ich unter dieser Nummer erreichbar.	I can be reached at this number if you have questions.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung.	Thank you for your assistance.

24 DIALOGUE: AT THE BÜRGERBÜRO

Read the dialogue aloud, then replace the address, date, and requested document with your own information.

SPEAKER	GERMAN	ENGLISH
MITARBEITERIN	Guten Tag. Was kann ich für Sie tun?	Hello. What can I do for you?
BESUCHER	Guten Tag. Ich möchte meinen neuen Wohnsitz anmelden.	Hello. I would like to register my new residence.
MITARBEITERIN	Haben Sie Ihren Reisepass und die Wohnungsgeberbestätigung dabei?	Do you have your passport and the landlord’s confirmation with you?
BESUCHER	Ja, hier sind die Originale. Benötigen Sie auch Kopien?	Yes, here are the originals. Do you also need copies?
MITARBEITERIN	Nein, die Originale reichen aus. Seit wann wohnen Sie an der neuen Adresse?	No, the originals are sufficient. Since when have you lived at the new address?
BESUCHER	Seit dem 1. September. Bekomme ich heute eine Meldebestätigung?	Since 1 September. Will I receive a registration confirmation today?
MITARBEITERIN	Ja. Bitte prüfen Sie zuerst Ihre Daten und unterschreiben Sie hier.	Yes. Please check your details first and sign here.

25 DIALOGUE: CALLING THE AUSLÄNDERBEHÖRDE

Use this model to ask about a pending application without needing advanced administrative German.

SPEAKER	GERMAN	ENGLISH
ANRUFERIN	Guten Tag. Ich rufe wegen der Verlängerung meines Aufenthaltstitels an.	Hello. I am calling about the renewal of my residence permit.
MITARBEITER	Haben Sie ein Aktenzeichen?	Do you have a file number?
ANRUFERIN	Ja. Das Aktenzeichen lautet …	Yes. The file number is …
MITARBEITER	Ihr Antrag wird noch bearbeitet. Uns fehlt noch ein aktueller Einkommensnachweis.	Your application is still being processed. We still need current proof of income.
ANRUFERIN	Kann ich den Nachweis per E-Mail nachreichen?	Can I submit the proof later by email?
MITARBEITER	Ja. Bitte geben Sie im Betreff das Aktenzeichen an.	Yes. Please include the file number in the subject line.
ANRUFERIN	Vielen Dank. Können Sie mir den Eingang danach kurz bestätigen?	Thank you. Can you briefly confirm receipt afterwards?

26 DIALOGUE: CALLING THE FINANZAMT

State the tax year and tax number before explaining the question.

SPEAKER	GERMAN	ENGLISH
ANRUFER	Guten Tag. Ich habe eine Frage zu meinem Steuerbescheid für 2025.	Hello. I have a question about my tax assessment notice for 2025.
MITARBEITERIN	Wie lautet Ihre Steuernummer?	What is your tax number?
ANRUFER	Meine Steuernummer lautet … Ich verstehe die Nachzahlung nicht.	My tax number is … I do not understand the additional payment.
MITARBEITERIN	Welche Position im Bescheid meinen Sie?	Which item in the notice do you mean?
ANRUFER	Die Position auf Seite zwei unter „Festsetzung“.	The item on page two under “assessment”.
MITARBEITERIN	Ich kann Ihnen die Berechnung erklären. Bitte halten Sie den Bescheid bereit.	I can explain the calculation. Please have the notice ready.
ANRUFER	Vielen Dank. Muss ich dazu noch einen Beleg einreichen?	Thank you. Do I still need to submit a supporting document for that?

27 DIALOGUE: CALLING A HEALTH INSURER

Use this model to ask about a missing card, certificate, benefit, or application.

SPEAKER	GERMAN	ENGLISH
VERSICHERTE	Guten Tag. Meine neue Gesundheitskarte ist noch nicht angekommen.	Hello. My new health card has not arrived yet.
MITARBEITER	Wie lautet Ihre Versichertennummer?	What is your insurance number?
VERSICHERTE	Meine Versichertennummer lautet …	My insurance number is …
MITARBEITER	Die Karte wurde vor einer Woche verschickt.	The card was sent one week ago.
VERSICHERTE	Kann ich bis dahin eine Ersatzbescheinigung erhalten?	Can I receive a temporary replacement certificate until then?
MITARBEITER	Ja. Wir schicken Ihnen die Bescheinigung heute per E-Mail.	Yes. We will send you the certificate by email today.
VERSICHERTE	Vielen Dank. Bitte senden Sie sie an die bei Ihnen gespeicherte Adresse.	Thank you. Please send it to the email address you have on file.

28 TEMPLATE: SENDING MISSING DOCUMENTS

Use the exact office name, reference number, and document names shown in the request you received.

29 TEMPLATE: ASKING ABOUT PROCESSING STATUS

Keep the message polite and factual. Do not send sensitive documents unless the authority has requested them through an appropriate channel.

30 DOCUMENT CHECKLIST BY OFFICE

Use this as a preparation list only. Bring or send only the documents required for your specific appointment or case.

OFFICE	POSSIBLE DOCUMENTS TO CHECK
Bürgerbüro / Meldebehörde	Appointment confirmation; passport or identity card; landlord’s confirmation; completed form; payment method, if a fee applies
Ausländerbehörde	Appointment confirmation; passport; current residence document; application form; biometric photo; requested proof of income, employment, accommodation, and health insurance
Finanzamt	Tax ID or tax number; letter or tax notice; tax year; requested forms or attachments; receipts or supporting documents; bank details
Health insurer	Insurance number; health card; insurer’s letter; application form; doctor’s certificate, invoice, prescription, cost estimate, or other requested proof

31 YOUR BUREAUCRACY PREPARATION SHEET

Complete this page before calling, emailing, or attending an appointment.

Office / Behörde

Reason for contact / Grund der Kontaktaufnahme

Appointment date and time / Termin

Contact person / Ansprechperson

File, case, tax, or insurance number / Akten-, Vorgangs-, Steuer- oder Versicherungsnummer

Documents requested / Angeforderte Unterlagen

Deadline / Frist

My main question / Meine wichtigste Frage

What I submitted and when / Was ich wann eingereicht habe

Next step or follow-up date / Nächster Schritt oder Nachfassdatum

32 FINAL QUICK REFERENCE

Memorise these phrases before your next appointment, telephone call, or administrative email.

GERMAN	ENGLISH
Ich habe einen Termin um [Uhrzeit].	I have an appointment at [time].
Ich möchte einen Antrag stellen.	I would like to submit an application.
Welche Unterlagen benötigen Sie?	Which documents do you require?
Ist mein Antrag vollständig?	Is my application complete?
Welcher Nachweis fehlt noch?	Which supporting document is still missing?
Kann ich das per E-Mail einreichen?	Can I submit that by email?
Hier ist mein Aktenzeichen.	Here is my file number.
Wie ist der aktuelle Bearbeitungsstand?	What is the current processing status?
Welche Frist muss ich beachten?	Which deadline do I need to observe?
Könnten Sie das bitte einfacher erklären?	Could you explain that more simply, please?
Könnten Sie mir das bitte schriftlich bestätigen?	Could you please confirm that in writing?
Bitte bestätigen Sie kurz den Eingang.	Please briefly confirm receipt.
Was ist der nächste Schritt?	What is the next step?
Wann kann ich mit einer Rückmeldung rechnen?	When can I expect a response?

33 LEARN PRACTICAL GERMAN WITH DELKI

DELKI helps international residents use German confidently in real situations with public offices, employers, schools, healthcare providers, and everyday services.

Our lessons combine clear explanations, useful vocabulary, realistic speaking practice, and personal feedback. We do not only teach you German. We teach you how to use it confidently.